12 ноября 2019

Заметки проектному менеджеру: проект, продукт, процесс

Мы решили поделиться нашими внутренними наработками по проектному менеджменту и рассказать, как мы ведем работу над проектами.

Автор статьи:

Илья Балахнин

Управляющий партнёр Paper Planes

Опыт в маркетинге более 15 лет

Преподаватель Сколково, МИРБИС, Синергия, НИУ ВШЭ, Harvard Business School of Law.

Автор книги «Маршрут построен!» про построение и управление путями потребителей на основе данных

Автор книги «Формула прибыли» про маркетинг на основе данных

Другие статьи автора

Проектный менеджер в нашем Агентстве работает с тремя основными сущностями: Процесс, Проект и Продукт. Они представляют собой одну и ту же сущность, которая является разными гранями кубика, одна из задач которого — удовлетворение потребностей клиента.

01

Квадрат проектного менеджмента

Процесс

Группа операций, на выходе каждой из которых добавленная стоимость выше, чем на входе.

Это процесс

Процессы бывают разных уровней.

Процессы первого уровня. Это процессы стратегического управления или процесс управления персоналом.

Процессы второго уровня. Например, в процессе управления персоналом есть девять подуровней: 1. Управление наймом; 2. Управление обучением; 3; Адаптацией, 4. Удержанием; 5. Знаниями; 6. Оценкой; 7. Компенсацией; 8. Брендом работодателя; 9. Внутренними коммуникациями.

Процессы третьего уровня. Проектные менеджеры чаще всего работают с ними. Это может быть, например: определить потребность в позиции, функциональные обязанности этой позиции, написать, согласовать, разместить резюме, получить отклики, прозвонить, выслать тестовые задания, отсеять, пригласить на собеседование, сделать оффер, передать например, в бизнес-процесс адаптации по факту выхода человека.

Могут быть процессы четвертого уровня. Например, как конкретно написать вакансию.

Процессы пятого уровня это уже пошаговые инструкции, чек-листы и т. д.

В организациях с большим количеством процессов, в том числе кросс-функциональных, они могут быть сколь угодно дробными, но считается что семь уровней — предельно допустимый уровень процессной декомпозиции.

Уровни процессов

Процесс. С точки зрения изобразительного искусства это квадраты, соединенные линиями, в логике проектного менеджмента — это таймлайн, или action plan проекта.

Action plan проекта

Если представить что стрелки начнут соответствовать какой-то хронологии, описывая цикл работ, то выяснится, что внешний вид процесса ничем не отличается от таймлайна проекта!

Любой хороший проект структурирован так, чтобы идеально соответствовать какому-то процессу. Чем лучше в проекте исполняется процесс, тем лучше делается проект.

Продукт

У неопытных проектных менеджеров есть проблема. Состав работ на проекте чаще всего зашит в состав договора. Из-за специфики лексики есть серьезный разрыв между тем, как задача записана языком проекта, и продуктом, который реально хочет клиент.

Состав договора не равен тому, что клиент покупал. Если мы исполним договор, бухгалтерия будет удовлетворена и нам оплатят работы. Но если будет достигнут только состав договора, кроме бухгалтерии никто не будет удовлетворен, поэтому Клиент больше нам платить не станет.

Передать реальную потребность Клиента в договоре невозможно. Клиент всегда ждет чего-то еще, кроме того, что записано в договоре.

Под «чем-то еще» имеются в виду не столько особенности общения, не сервис, а именно то, что ряд качественных аспектов пожеланий Клиента нельзя отразить на бумаге.

Этот зазор между тем, что отражено в договоре, и тем, что хочет получить клиент, называется «Мостик по качеству». Метафора проста: представьте, что клиент вас нанял, чтобы купить у вас собранный пазл, а вы ему прислали пазл по кусочкам и инструкцию, как его собирать. Формально сам договор выполнен, пазл отгружен, все необходимое для сборки отгружено, но…

Ошибка проектного менеджера — пытаться сдавать клиенту не продукты, а работы. Если вы сдаете работы, клиент в жизни ваши продукты не соберет, он будет считать, что работы сданы, но что конкретно сделано — непонятно.

Проект

Мы понимаем, что каждый ПРОЕКТ представляет собой какой-то конечный ПРОДУКТ (или их группу), для произведения которого нам нужно исполнить определенный ПРОЦЕСС.

Пусть у нас стоит задача произвести 2 неких продукта, состоящих из группы процессов.

Условно назовем процессы, ведущие к Продукту 1, Процессной группой 1; а процессы, ведущие к Продукту 2, — соответственно, Процессной группой 2.

Процессные группы, ведущие к Продукту

Некоторые операции этих двух процессных групп, во-первых, могут быть связаны между собой даже несмотря на то, что они ведут к разным продуктам.

С другой стороны, у некоторых этих процессов и продуктов часть операций могут быть вообще идентичными.

Помимо идентичности операций, существует еще 5 видов связи между ними:

Задачи класса Finish-to-start. Это значит, что как только кончается одна задача — разблокируется другая. Самый классический и простой способ обеспечения связности между операциями.
Finish-to-finish. Означает что две операции в идеале должны быть завершены одновременно; как только завершается одна задача — завершается и другая. Пример: завершился рабочий день — заверши подачу электричества в верхний световой контур, или, говоря проще, «Уходя — гаси свет!».
Start-to-start. Как только начинается одна задача — тут же должна начаться и другая задача. Как только мы запостили пост — мы включаем на него промо.
Start-to-finish. Как только что-то началось — что-то должно закончиться. Например, как только устроился в PP — больше не ношу на работу шапку. Новый пост появился — со старого сними промо. Когда началось само мероприятие — останавливаешь его рекламу.
Временной. Операции просто могут начинать позже или раньше друг друга. Где-то это может быть продиктовано здравым смыслом, а где-то мы предполагаем, что реализация некой операции может оказать существенное влияние на содержание другой операции. Например, проведение опроса позволяет уточнить перечень компаний, которые рассматриваются в качестве конкурентов клиентами заказчика.

Теперь вы знаете, из каких сущностей состоит проект, как он структурируется. В следующем материале поделимся внутренними наработками по PMBoK:)

Cледующая
статья

Связаться с нами

Заполните, чтобы скачать*

Имя

заполните поле

Почта

заполните поле

Телефон

заполните поле

Название компании

заполните поле

Должность

заполните поле

Численность сотрудников

заполните поле

Какую задачу хотите решить?

Я согласен на обработку персональных данных

Конфиденциальность персональной информации

Термины и определения
1. Компания — ООО «Бумажные самолетики».
2. Пользователь — лицо, получающее доступ к сервисам и информации, размещенным на Сайте.
3. Сайт — веб-сайт Компании, размещенный в сети Интернет по адресу www.paper-planes.ru, в том числе поддомены ***.paper-planes.ru.
4. Соглашение — настоящее Соглашение между Пользователем и Компанией, устанавливающее правила использования Сайта, включая графические изображения и аудиовизуальную продукцию, элементы дизайна и средства индивидуализации, текстовую информацию и документацию, программы для ЭВМ и файлы для скачивания, любые иные произведения, объекты и материалы Сайта, а также условия и правила размещения Пользователем информации и материалов в соответствующих открытых разделах Сайта.
Общие положения и условия
1. Любые материалы, файлы и сервисы, содержащиеся на Сайте, не могут быть воспроизведены в какой-либо форме, каким-либо способом, полностью или частично без предварительного письменного разрешения Компании, за исключением случаев, указанных в настоящем Соглашении. При воспроизведении Пользователем материалов Сайта, включая охраняемые авторские произведения, ссылка на Сайт обязательна, при этом текст указанной ссылки не должен содержать ложную, вводящую в заблуждение, уничижительную или оскорбительную информацию. Перевод, переработка (модификация), любое изменение материалов Сайта, а также любые иные действия, в том числе удаление, изменение малозаметной информации и сведений об авторских правах и правообладателях, не допускается.
2. Действующая редакция настоящего Соглашения размещена в сети Интернет на Сайте. Компания вправе в любое время в одностороннем порядке изменять условия настоящего Соглашения. Такие изменения вступают в силу по истечении 2 (двух) дней с момента размещения новой версии Соглашения в сети Интернет на Сайте. При несогласии Пользователя с внесенными изменениями он обязан удалить все имеющиеся у него материалы Сайта, после чего прекратить использование материалов и сервисов Сайта. Ваше регулярное посещение данного Сайта считается вашим убедительным принятием измененного соглашения, поэтому Вы обязаны регулярно просматривать настоящее Соглашение и дополнительные условия или уведомления, размещенные на Сайте.
Обязательства Пользователя
1. Пользователь соглашается не предпринимать действий, которые могут рассматриваться как нарушающие российское законодательство или нормы международного права, в том числе в сфере интеллектуальной собственности, авторских и/или смежных правах, а также любых действий, которые приводят или могут привести к нарушению нормальной работы Сайта и сервисов Сайта.
2. Любые средства индивидуализации, в том числе товарные знаки и знаки обслуживания, а равно логотипы и эмблемы, содержащиеся на страницах Сайта, являются интеллектуальной собственностью их правообладателей. Пользователю Сайта запрещено воспроизводить или иным способом использовать указанные средства индивидуализации и/или их элементы без предварительного письменного разрешения соответствующих правообладателей.
3. Компания стремится обеспечить, однако не контролирует и не гарантирует конфиденциальность и охрану любой информации, размещенной на Сайте или полученной с Сайта. Компания принимает разумные меры в целях недопущения несанкционированного разглашения размещенной Пользователем на Сайте информации третьим лицам, однако не несет ответственность в случае, если такое разглашение было допущено. В этой связи, передача информации на Сайт означает согласие Пользователя на любое воспроизведение, распространение, раскрытие и иное использование такой информации. Размещая информацию и материалы, Пользователь также гарантирует, что обладает всеми правами и полномочиями, необходимыми для этого, с учетом условий настоящего Соглашения и что такое размещение не нарушает охраняемые законом права и интересы третьих лиц, международные договоры и действующее законодательство Российской Федерации.
4. Пользователь самостоятельно несет ответственность за любую информацию и материалы, размещенные на Сайте. Компания не инициирует размещение указанной информации, не выбирает получателей информации, не влияет на содержание и целостность размещаемой информации, а также в момент размещения Пользователем информации на Сайте не знает и не может знать, нарушает ли такое размещение действующее законодательство Российской Федерации, однако Компания вправе отслеживать, просматривать и/или удалять любую информацию и материалы, размещенные Пользователем на Сайте.
  
  При размещении любой информации и материалов Пользователь не становится соавтором Сайта и отказывается от каких-либо претензий на такое авторство в будущем. Компания не выплачивает Пользователю авторского или любого иного вознаграждения, как в период, так и по истечении срока действия настоящего Соглашения.
5. В случае предъявления третьими лицами претензий Компании, связанных с нарушением Пользователем условий настоящего Соглашения, а равно с размещенной Пользователем информацией на Сайте, указанный Пользователь обязуется самостоятельно урегулировать такие претензии, а также возместить Компании все понесенные убытки и потери, включая возмещение штрафов, судебных расходов, издержек и компенсаций.
6. Компания не несет ответственности за посещение Пользователем, а также любое использование им внешних ресурсов (сайтов третьих лиц), ссылки на которые могут содержаться на Сайте. Компания не несет ответственности за точность, надежность, достоверность и безопасность любой информации, материалов, рекомендаций и сервисов, размещенных на внешних ресурсах. Использование внешних ресурсов осуществляется Пользователем добровольно, исключительно по собственному усмотрению и на свой риск.
7. Компания стремится к обеспечению достоверности информации, размещенной на Сайте, однако не несет ответственности за любые неточности и/или недостоверность информации, а равно сбои в работе предоставляемых через Сайт сервисов. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет ответственность и не имеет прямых или косвенных обязательств перед Пользователем в связи с любыми возможными или возникшими потерями или убытками, связанными с любым содержанием Сайта, интеллектуальной собственностью, товарами или услугами, доступными на нем или полученными через внешние сайты или ресурсы либо иные ожидания Пользователя, которые возникли в связи с использованием размещенной на Сайте информации или ссылки на внешние ресурсы.
  
  Ни при каких условиях, включая, но не ограничиваясь невнимательностью или небрежностью Пользователя, Компания не несет ответственности за любой ущерб (прямой или косвенный, случайный или закономерный), включая, но не ограничиваясь потерей данных или прибылей, связанной с использованием или невозможностью использования Сайта, информации, файлов или материалов на нем, даже если Компания или ее представители были предупреждены о возможности такой потери. В случае, если использование Сайта приведёт к необходимости дополнительного обслуживания, исправления или ремонта любого оборудования, а равно восстановления данных, все связанные с этим затраты оплачиваются Пользователем.
8. Вся представленная на Сайте информация предоставляется «как есть», без каких-либо гарантий, явных или подразумеваемых. Компания полностью, в той мере, в какой это разрешено законом, отказывается от какой-либо ответственности, явной или подразумеваемой, включая, но не ограничиваясь неявными гарантиями пригодности к использованию, а также гарантиями законности любой информации, продукта или услуги, полученной или приобретенной с помощью этого Сайта.
9. Пользователь согласен, что все материалы и сервисы Сайта или любая их часть могут сопровождаться рекламой, размещение которой не инициирует и не контролирует Компания. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет какой-либо ответственности и не имеет каких-либо обязательств в связи с такой рекламой.
Условия обработки и использования персональных данных

Принимая условия настоящего Соглашения Пользователь выражает свое согласие на:
1. Предоставление своих персональных данных, включающих имя, адрес электронной почты, номер контактного телефона для их обработки Компанией свободно, своей волей и в своем интересе.
2. Цель обработки персональных данных:
  - предоставление Пользователю услуг Сайта;
  - направление уведомлений, касающихся услуг Сайта;
  - подготовка и направление ответов на запросы Пользователя;
  - выполнение регулярной информационной рассылки;
  - направление информации о продуктах и услугах
  Компании, а также рекламно-информационных сообщений, касающихся продукции и услуг Компании и ее партнеров.
3. Перечень действий с персональными данными, на которые Пользователь выражает свое согласие: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, передача третьим лицам для указанных выше целей, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
4. Компания обязуется принимать все необходимые меры для защиты персональных данных Пользователя от неправомерного доступа или раскрытия.
5. Настоящее согласие действует до момента его отзыва Пользователем путем направления соответствующего уведомления заказным письмо с уведомлением на адрес Компании.
Прочие положения
1. Использование материалов и сервисов Сайта, а равно размещение на нем материалов Пользователя, регулируется нормами действующего законодательства Российской Федерации. Все возможные споры, вытекающие из настоящего Соглашения или связанные с ним, подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по месту нахождения Компании.
2. Ничто в Соглашении не может пониматься как установление между Пользователем и Компанией агентских отношений, отношений товарищества, отношений по совместной деятельности, отношений личного найма, либо каких-то иных отношений, прямо не предусмотренных Соглашением.
3. Признание судом какого-либо положения Соглашения недействительным или не подлежащим принудительному исполнению не влечет недействительности иных положений Соглашения.
4. Бездействие со стороны Компании в случае нарушения кем-либо из Пользователей положений Соглашения не лишает Компанию права предпринять соответствующие действия в защиту своих интересов и защиту авторских прав на охраняемые в соответствии с законодательством материалы Сайта позднее. Пользователь подтверждает, что ознакомлен со всеми пунктами настоящего Соглашения и безоговорочно принимает их.

По всем вопросам, связанным с нарушением авторских прав Компании, незаконного использования материалов Сайта или размещением ложной, вводящей в заблуждение информации о Компании, просим обращаться по следующим контактным данным:

125047, г. Москва, ул.2-ая Брестская, д.30, офис 500, телефон +7 929 559-05-28