«Фабрика идей»: как сотрудники компании помогают совершенствовать бизнес

«Фабрика идей» – это проект, направленный на оптимизацию бизнес-процессов. В рамках «фабрики» любой сотрудник может предложить, как улучшить условия труда и клиентский сервис, минимизировать убытки и повысить эффективность процессов.
Многие компании запускают этот проект, но не достигают желаемого результата: «фабрика» либо не работает вообще, либо перестает функционировать через полгода. Основная причина — непродуманная реализация сервиса. Нам удалось создать систему, которая проработала в течение четырех лет и за последний год принесла 1300 идей от сотрудников.

Этапы реализации проекта

Таблица.jpg

1. Создать регламент проекта

Чтобы сотрудники понимали «правила игры», нужно зафиксировать их в документе: зачем создается проект, какие задачи он решит, как подавать идеи. Без регламента не сформируется понимание, что участие в проекте — это новая системная задача от руководства, а не дополнительная инициатива.

2. Поставить сотрудникам цели

Чтобы сотрудники подавали идеи, нужно их мотивировать. Например, привязать к цели от 20% премии. Две идеи от сотрудника, и план выполнен. Идеи могут быть «процессные» (повышение эффективности процессов и качества сервисов, исключение потерь) и социальные. Первые ценятся выше, так как подаются реже, и система мотивации должна это учитывать. Например, чтобы выполнить цель, сотрудник должен подать две социальные идеи или одну «процессную».

3. Запустить сервисы

Рекомендуем запустить сервис на внутреннем портале, где идеи будут автоматически двигаться. Алгоритм следующий:
  • Сотрудник подает идею через специальную форму.
  • Руководитель автоматически получает на почту уведомление о подаче.
  • Руководитель переходит по ссылке и выносит решение: согласовывает идею, отклоняет с комментарием или возвращает на доработку.
Доступ к сервису должны иметь все сотрудники. Так они смогут узнавать об уже поданных идеях и отслеживать статус своей заявки. Обработка заявки не должна превышать 14 календарных дней. Ежемесячная статистика поможет выяснить, что стало причиной простоя: отдельный руководитель, который не согласовывает идею, или сбои в самом сервисе. Если всем очевидно, что предложение необходимо внедрить в работу, то нет смысла тратить время на его поэтапное согласование. На этот случай нужно продумать механизм упрощенной регистрации. Типичная ошибка компаний — собирать идеи в Excel. В таком формате сложно проконтролировать потоки заявок и этап их рассмотрения, поэтому процесс быстро затухает вместе с энтузиазмом сотрудников.

4. Информировать о результатах

Новости о реализованных идеях должны выходить не реже одного раза в неделю. Используйте картинки на досках информирования, рассылки в соцсетях компании, видеоролики на телевизорах. Презентация должна быть наглядной: опишите идею и ее пользу, добавьте фото ее автора или видеообращение. Это подстегнет других сотрудников поучаствовать в проекте. Успех внедрения «фабрики идей» на 30% зависит от грамотной PR-кампании.

5. Награждать эффективных сотрудников

Подводя квартальные итоги, отметьте достижения самых инициативных. Выделите бюджет на тимбилдинг для подразделений, у которых среднее количество идей на одного сотрудника выше. Выберите топ-5 экономически эффективных идей и наградите их авторов грамотами и призами. Начисляйте баллы за идеи, которые работают: пусть сотрудники обменивают их на денежные сертификаты в магазин. С этой целью компании заключают договоры с крупными сетями — «М.Видео», «Л'Этуаль».

6. Рассчитать экономический эффект

Составьте подробную инструкцию с примерами о том, как рассчитать экономический эффект, и разместите ее в месте, где подают идеи. Осведомите всех, что есть ответственный сотрудник, который поможет рассчитать эффект, если к нему обратиться. Важно оказать поддержку и потратить на это время, чтобы запустить процесс. Когда сотрудники освоят новый навык, этот функционал уйдет.

Резюмируем

  • Сотрудникам нужно показать, что «фабрика идей» — это новые требования руководства, у которых есть понятная и прозрачная цель, структура работы в рамках сервиса и регламент. 
  • Сотрудников нужно мотивировать как материально — целевые соглашения, привязка к премиям, так и нематериально — грамоты, рассылки, баллы за идеи. 
  • Необходимо обеспечить быструю работу сервиса: 14 дней от подачи идеи до принятия ее в работу.
  • Важно рассказывать о результатах: рассылки, плакаты, баннеры, публикации.