Систематизация процессов управления

Кросс-функциональные процессы – особый класс бизнес-процессов, в реализацию которых оказываются вовлечены сотрудники нескольких структурных подразделений. В силу того, что внутри каждого подразделения уже устоялись определенные правила игры и рамки, эффективное сотрудничество между командами оказывается затруднено.

Наверняка, вы ни раз сталкивались с ситуацией, когда маркетинг и продажи жалуются друг на друга, производство недовольно бухгалтерией, а финансовый отдел - отделом HR.

На верхнем уровне процессов эта проблема частично снимается выравниванием стратегии, на среднем — создание связанной системы показателей, но есть и еще и уровень ежедневного исполнения задач, а потому требуются отлаженные процессы кроссфункционального взаимодействия.

Paper Planes имеет большой опыт оценки эффективности кроссфункциональных процессов в компаниях с разных рынков.
К нам обращаются, когда:

  • Сотрудники срезают углы или просто не выполняют процессы; 
  • Роли не определены или нечетко зафиксированы;
  • Штат компании раздут или, напротив, не под каждую функцию есть сотрудник;
  • Не все важные функции выделены в отдельные подразделения и потому реализуются другими сотрудниками «заодно».
Этап 1. Отрисовка и описание процессов кроссфункционального взаимодействия «как есть».

Для начала проводим серию глубинных интервью со всеми сотрудниками компании: директорами, менеджерами и рядовыми сотрудниками. Затем идет первичная отрисовка бизнес-процессов, а следом — включенное наблюдение за тем, как протекают процессы на самом деле.

Если в компании существуют установленные политики или регуляторные документы, изучаем их. Все процессы проходим дважды: из начала в конец и из конца в начало, чтобы найти все несоответствия и преграды в работе.

На этом этапе прорисовываются бизнес-процессы первого уровня (цепочка создания ценности), второго уровня (основные процессы отделов) и третьего уровня (макрооперации). Для их отрисовки используем или наше программное обеспечение, или то, что использует Клиент в повседневной работе. Наши специалисты знакомы с нотациями ARIS, BPMN, DFD, IDEF0.

Этап 2. Определение основных проблем в процессах и отрисовка «как должно быть».

На этом этапе мы определяем основные виды проблем, с которыми сталкивается компания при реализации кроссфункциональных процессов. К таковым чаще всего относятся избыточная вариабельность процесса, недостаточная регламентированность, низкая автоматизация или наличие большого количества частных решений.

Затем на основании анализа лучших практик, интервью, хронометража (по методике FTE) и выявленных проблем мы перестраиваем процессы в логике «как должно быть».

Проводим презентацию обновленных процессов и согласуем удобство их применения со всеми участниками процесса.

Этап 3. Определение зон ответственности.

Наконец, для каждого процесса мы определяем ответственных. Для этого используем модель RASCI — responsible, accountable, supported, consulted и informed.

Для каждого процесса выставляем свои группы ответственных и необходимые согласования, чтобы обеспечить потери зон ответственности или, напротив, их задвоение.

Вопрос-ответ
У меня небольшой бизнес, до 50 человек, будет ли такая услуга для меня полезна?
Скорее нет. Данная услуга важна для компаний крупнее, хотя бы от 100 человек. В то же время, Вам в решении описанных выше задач помогут наши управленческие тренинги.
Нам кажется, что бизнес-процессы – никому на практике не нужная документация, к которой никто впоследствии не обращается. Мы правы?

Нет, в нашем понимании бизнес-процессы — установленный порядок работы, который «прошивается», встраивается в саму работу сотрудников на уровне календарей, инструкций, типовых автоматизированных задач в системах управления предприятием, повесток типовых совещаний, автоматизированных отчетов и так далее.