Подготовка к автоматизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов компании — это возможность для руководства компании оценить бизнес-процессы, определить узкие места для последующего исключения лишних затрат. Большинство бизнес-процессов компании запутаны и неоправданы, но они могут быть перестроены и исполняться точнее.

Аудит бизнес-процессов поможет сформировать план действий по снижению затрат, повышению прозрачности и структурированности внутренних бизнес-процессов в компании.
Задачи

Чаще всего к нам обращаются за оптимизацией бизнес-процессов компании, которые:

  • понимают, что улучшение процессов — это непрерывное развитие, и привлекают консультантов для поиска новых ресурсов для оптимизации;
  • работают под руководством человека с ежедневной загрузкой, которая не оставляет ему времени для управления компанией;
  • осознают необходимость свежего взгляда, новых инструментов, подходов, практик;
  • нуждаются в упрощении сложных и запутанных бизнес-процессов;
  • нуждаются в снижении слишком раздутых затрат для увеличения прибыльности;
  • работают над бизнес-процессами компании, но результаты ниже ожидаемых;
  • понимают необходимость системы и единой стратегии.

Оптимизация бизнес-процессов компании состоит из 3 этапов:

  1. Сбор и анализ данных.
  2. Разработка мероприятий по оптимизации.
  3. Внедрение мероприятий.

Этап 1. Сбор и анализ данных

Мы анализируем:

  1. Этапы, шаги и технологию бизнес-процессов.
  2. Время выполнения операций и бизнес-процесса в целом.
  3. Объёмы операций, работ, услуг.
  4. Качество продукта или услуги.
  5. Производительность сотрудников бизнес-процессов.
  6. Систему KPI.
  7. Данные о клиентах бизнес-процессов и их nребования.
  8. Обратную связь от руководителей, сотрудников и клиентов.
  9. Наличие инициатив по оптимизации бизнес-процессов внутри организации.

Блоки анализа могут уточняться и дополняться в зависимости от специфики деятельности организации и наличия данных для анализа

По итогам этапа 1 «Сбор и анализ данных» Заказчик получает ответы на следующие вопросы:

  • Какова текущая эффективность бизнес-процессов компании?
  • Какое количество ненужных шагов содержится в бизнес-процессах?
  • Как снизить затраты на операции?
  • Как рассчитать % потерь в бизнес-процессах компании?
  • Необходимо ли повышать производительность сотрудников?
  • Какими инструментами можно поднять производительность сотрудников?
  • Какие данные необходимо дополнительно собирать для контроля за бизнес-процессами?
  • Довольны ли клиенты качеством продуктов или услуг?
  • Как часто нарушаются сроки выпуска продукции, оказания услуги?
  • Как исключать повторяющиеся недовольства клиентов?
  • Что необходимо изменить для повышения мотивации и вовлечённости сотрудников?
  • Оптимизируют ли свою работу руководители и сотрудники и что необходимо сделать для этого?
  • Какие внутренние проблемы беспокоят сотрудников компании?
  • Правильно ли настроена система целеполагания компании, побуждающая оптимизировать бизнес-процессы руководителей и рядовых сотрудников?
  • Какие инструменты повышения производительности рекомендуется применять в компании?

Этап 2. Разработка мероприятий по оптимизации

Проанализированные на первом этапе данные о бизнес-процессе требуют разработки предложений по оптимизации. Точный список и характер мероприятий сильно разнится от проекта к проекту. Традиционно охватываются следующие направления и инструменты оптимизации:

  • Исключение из бизнес-процесса не создающих ценность для клиента операций.
  • Ускорение бизнес-процесса за счёт его балансировки при взаимодействии между подразделениями.
  • Исключение простоев в работе, которые приводят к излишним перемещениям, накоплению запасов.
  • Сокращение количества повторений в бизнес-процессе.
  • Предложения по автоматизации, роботизации бизнес-процесса.
  • Повышение производительности и снижение количества сотрудников на участке без потери качества.
  • Тиражирование практик работы производительных сотрудников к наименее производительным.
  • Управление бизнес-процессами на основе данных.
  • Расширение перечня KPI сотрудников, направленных на рост производительности и качества работы.
  • Исключение брака, дефектов и ошибок из бизнес-процессов.
  • Контроль за сроками выпуска продукции или оказания услуг. Исключения случаев несвоевременности.
  • Повышение клиентоориентированности сотрудников и лояльности клиентов.
  • Разработка программы визуализации и коммуникаций.
  • Стандартизация и регламентация бизнес-процессов, создание стандартных операционных процедур (СОП).
  • Повышение уровня кросс-функционального взаимодействия между подразделениями компании. Упрощение связей между шагами процесса и вовлечёнными субъектами.
  • Определение и анализ причинно-следственных взаимосвязей между факторами и последствиями в исследуемой ситуации или проблеме.
  • Определение корневых причин существующей проблемы, создание плана действий с закреплением исполнителей, сроков реализации, приоритизацией действий и оценкой выгод от их реализации.

После применения инструментов оптимизации бизнес-процессов формируется план мероприятий, закрепляются исполнители, определяются сроки реализации.

Этап 3.

В рамках третьего этапа совместно с заказчиком мы внедряем все разработанные ранее мероприятия. Все работы мы проводим совместно с командой клиента, поэтому после завершения проекта экспертиза и опыт переходят к заказчику.

Мы создаём в компании всю необходимую инфраструктуру: оптимизируем бизнес-процессы, перестраиваем их, создаём регламенты и инструкции, внедряем систему KPI’s, отчётность, инструменты управления качеством и проводим другие мероприятия.

По итогам этапа компания получает реализованные мероприятия, которые напрямую влияют на снижение затрат компании. Это может быть экономия на ФОТ, экономия на закупках или других статьях затрат.

Дополнительно мы помогаем в развитии внутренней команды. При необходимости мы поможем в определении внутреннего кандидата на эту роль или подборе необходимого сотрудника со стороны.