Бережливое производство в сфере услуг и в офисе

Концепция управления компанией, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Бережливое производство предполагает вовлечение каждого сотрудника в процесс оптимизации бизнеса и максимальную ориентацию на клиента.


Задачи

Чаще всего к нам обращаются за внедрением Бережливого производства в сфере услуг или в офисе компании, которые:

  • понимают, что бизнес-процессы на 90% состоят из потерь, а система Бережливое производство поможет их идентифицировать и исключить;

  • видели эффективные практики внедрения Бережливого производства в других компаниях и хотели бы реализовать подобную систему у себя;

  • хотели бы изменить культуру сотрудников компании на бережливую; 

  • планируют исключить из бизнес-процессов компании максимальное количество потерь, тем самым повысить свою эффективность;

  • внедрить у себя систему подачи и реализации рацпредложений сотрудников;

  • хотели бы вовлечь сотрудников в достижение целей по развитию компании;

  • хотели бы обучить сотрудников определению видов потерь и инструментам по их исключению;

  • хотели бы привнести в рабочий бизнес-процесс новые инструменты и практики;

  • хотели бы изменить культуру отношения к клиентам и работе с клиентами.

Внедрение системы Бережливое производство:

Система Бережливое производство — это проект, который реализуется в среднесрочной перспективе. По опыту, на развёртывание и стабилизацию системы требуется не менее 2 лет.

Стадии зрелости системы можно разделить на 4 этапа:

  1. Внедрение (6 месяцев);

  2. Становление (+ 6 месяцев);

  3. Устойчивость (+ 6 месяцев);

  4. Результативность (+ 6 месяцев).

Этапы
этап 1
Внедрение

На этапе Внедрение выделяется внутренняя команда, формируется план внедрения, разрабатывается базовая инфраструктура для внедрения системы, проводится обучение ключевых участников, запускаются первые проекты. 

Этап «Внедрение» состоит из 6 подэтапов

  1. Диагностика текущего состояния бизнес-процессов.

  2. Разработка концепции и плана внедрения системы Бережливое производство.

  3. Обучение ключевых сотрудников концепции.

  4. Запуск первой волны проектов по Бережливому производству.

  5. Разработка и реализация инфраструктуры (Фабрика идей, Целеполагание, Контроль внедрения).

  6. Контроль реализации и методическая поддержка проектных команд.

Подэтапы 1 и 2. Диагностика и Разработка концепции и плана внедрения системы Бережливое производство

Перед началом работ мы анализируем наиболее крупные сквозные бизнес-процессы компании, производим оценку, какое количество потерь и неэффективных шагов в них есть на данный момент. Планируем перечень быстрых улучшений, которые нам потребуются на старте проекта. Дополнительно мы обследуем и изучаем компанию. Анализируем текущую инфраструктуру, ИТ-системы, действующую систему мотивации.

При разработке плана и концепции мы работаем в связке с внутренним сотрудником или командой, которые будут отвечать за внедрение системы со стороны Заказчика. Мы планируем время и ресурсы для развёртывания системы, в том числе вовлечённость и участие высшего руководства во внедрение Бережливого производства. План и необходимые ресурсы для внедрения согласовываются с руководством Заказчика.

Подэтапы 3 и 4. Обучение ключевых сотрудников и запуск первой волны проектов

Перед запуском первой волны проектов ключевые участники проходят 8-часовое обучение в формате бизнес-игры, которое демонстрирует принципы и методы Бережливого производства, типы потерь и основные инструменты по их исключению: карта потока создания ценности (VSM), SIPOC, диаграмма Исикава, Гемба и другие. Практический тренинг позволит сотрудникам применить инструменты в работе. 

Далее перед запуском первой волны проектов формируются команды из числа участников сквозных бизнес-процессов — по одному эксперту из каждого подразделения. Например, если бизнес-процесс охватывает 4 подразделения, то команда будет состоять из 4 человек, при этом один из участников будет выполнять роль руководителя проекта. Проекты выполняются по циклу DMAIC (Определение, Измерение, Анализ, Улучшение, Контроль) продолжительность проекта 4–5 месяцев. Основной инструмент, который применяется в первой волне проекта, — это построение карты потока создания ценности (VSM). Участники проекта вместе с консультантами анализируют процессы и выделяют потери. Далее разрабатываются решения по исключению потерь и повышению эффективности и скорости прохождения бизнес-процессов. Также в цели проекта обычно включаются цели по качеству.

Подэтапы 5 и 6. Разработка и реализация инфраструктуры, а также Контроль реализации и методическая поддержка проектных команд

Параллельно с запуском первых проектов будет разрабатываться бережливая инфраструктура: проектироваться и внедряться сервис сбора и реализации рацпредложений сотрудников, формироваться целеполагание, направленное на внедрение Бережливого производства, разрабатываться и утверждаться методика расчётов и согласования экономического эффекта, разрабатываться контрольные KPI’s, по которым будет измеряться уровень зрелости развития системы. 

Так как первая волна проектов будет проходить в течение 4–5 месяцев, необходима методическая и контрольная поддержка со стороны консультантов. Консультанты помогут с поиском потерь, формированием мероприятий по их исключению. Дополнительно будут контролироваться сроки реализации проектов, проводиться статусы реализации проектов перед руководством Заказчика.

По итогам этапа Внедрение компания получает запущенную систему Бережливое производство, ключевые сотрудники пройдут обучение концепции Бережливое производство, будет разработан план внедрения системы на ближайший год, запущены первые проекты, получены первые эффекты, настроена система целеполагания, поданы первые рацпредложения, будет настроена система коммуникаций об улучшениях, утверждена процедура подтверждения экономического эффекта.

После завершения этапа Внедрение компании необходимо переходить к реализации этапа Становление. Крайне важно учитывать, что внедрение системы происходит нарастающим итогом и перерывы между этапами будут отодвигать внедрение системы назад, так как будет уходить эффект от внедрения первого этапа. 

Дополнительно мы помогаем в развитии внутренней команды внедрения Бережливого производства. При необходимости мы поможем в определении внутреннего кандидата на эту роль или подборе необходимого специалиста со стороны.

этап 2
Становление

На этапе Становление вовлечённость сотрудников увеличивается, количество проектов увеличивается, как и поданное количество рацпредложений, еженедельно происходят коммуникации о реализованных улучшениях, корректируется система целей, направленная на оптимизацию затрат, — сотрудники начинают принимать систему, начинается процесс изменения культуры. 


этап 3
Устойчивость и Результативность

На этапах Устойчивость и Результативность система закрепляется, начинается применение более сложных инструментов: руководители и сотрудники самостоятельно инициируют мероприятия по повышению эффективности бизнес-процессов; по каждому улучшению фиксируется экономический эффект от реализации; ведётся общий подсчёт эффектов. Культура сотрудников полностью меняется в сторону повышения эффективности работы компании.