Разработка системы KPI

Система KPI’s компании — это инструмент, который позволяет повысить эффективность компании через управление ей с помощью цифр и статистических данных. Именно структурно выстроенная система KPI’s помогает менеджменту управлять бизнесом, используя отчёты от линейных менеджеров. Дополнительно стоит отметить, что система KPI’s создаёт мотивацию сотрудников участвовать в развитии компании, а также повышает их производительность и эффективность.


Задачи

Чаще всего к нам обращаются за услугой по построению системы KPI’s компании, которые:

  • желают получить экономический эффект от прироста достижения целей компании;

  • хотели бы перейти к управлению компанией с помощью данных и статистики вместо «ручного» управления людьми;

  • построить эффективную и соответствующую лучшим практикам систему мотивации персонала;

  • структурировать целеполагание в организации, учесть все ключевые блоки направлений постановки целей: финансы; бизнес-процессы; персонал; клиенты; 

  • выплачивать заработную плату сотрудникам в зависимости от их вклада в достижение целей и развитие бизнеса;

  • накапливать данные для анализа ситуации в будущих периодах

Построение системы KPI’s компании состоит из 4 этапов:

  1. Диагностика текущей системы KPI’s.

  2. Концептуальный дизайн целевой системы KPI’s.

  3. Пилотный расчёт целевой системы KPI’s.

  4. Корректировки и развитие целевой системы KPI’s.

Этапы
этап 1
Диагностика текущей системы KPI’s

Мы анализируем:

  1. Организационную структуру компании.

  2. Стратегию развития компании на ближайшие 3–5 лет.

  3. Текущие системы целеполагания и мотивации в организации.

  4. Данные о финансовых показателях организации.

  5. Бюджет организации.

  6. Данные об объёмах операций/работ/услуг.

  7. Данные о качестве продукта/услуги.

  8. Данные о производительности сотрудников бизнес-процессов.

  9. Данные о текучести и вовлечённости сотрудников.

  10. Все данные, которые накапливаются в организации и могут быть использованы для расчётов KPI’s.

Блоки анализа могут уточняться и дополняться в зависимости от специфики деятельности организации и наличия данных для анализа.

По итогам первых двух этапов «Диагностика текущей системы KPI’s» и «Концептуальный дизайн целевой системы KPI’s» Заказчик получает ответы на следующие вопросы:

Насколько эффективно организована текущая система KPI’s? Какие узкие места?

Мотивирует ли текущая система KPI’s сотрудников достигать целей по развитию компании?

Какие подразделения могут влиять на достижение тех или иных результатов деятельности компании? Какие KPI’s будут включены в целевые карты подразделений?

  • Как повысить производительность сотрудников без потери качества? Как делать больше теми же ресурсами?

  • Какие блоки и показатели KPI’s рекомендуется использовать для компании?

  • Какие данные необходимо собирать? С помощью каких инструментов и с какой частотой?

  • Соответствует ли текущая модель KPI’s лучшим практикам рынка?

  • Что необходимо изменить, чтобы система KPI’s начала работать более эффективно?

  • Как реализовать каскадирование целей с руководителей на сотрудников?

  • Как разработать методику расчётов KPI’s? Кто и с какой частотой их рассчитывает?

  • Как подводятся итоги, как организовать связь достижения KPI’s с системой оплаты труда в компании?

Консультанты производят анализ текущей системы KPI’s, производят сравнительный анализ с лучшими практиками рынка и моделируют целевую систему KPI’s под конкретную компанию. Изучаются текущие доступные данные, прорабатываются инструменты измерения статистики, которая пока не собирается, но необходима для реализации системы. По результатам работ проектируется система KPI’s компании: описываются ключевые показатели эффективности, методы их расчётов, правила каскадирования от руководства до рядовых сотрудников.

этап 2
Пилотный расчет целевой системы KPI’s

После того как на первых двух этапах был произведён концептуальный дизайн будущей системы KPI’s, консультанты приступают к её реализации или к расчёту пилотного рейтинга. Точный список и характер мероприятий сильно разнится от проекта к проекту, но обычно охватывает следующие направления:

  • сбор данных для расчётов KPI’s: контроль и корректировки;

  • формирование технических заданий на доработку систем, формирование отчётов для получения данных;

  • создание внутренней документации о материальной мотивации сотрудников по итогам работы;

  • корректировки должностных инструкций сотрудников на предмет их оценки по достижению KPI’s;

  • закрепление механизмов нематериальной мотивации при достижении высоких результатов по KPI’s;

  • разработка единой модели для консолидации данных KPI’s (MS Excel);

  • расчёт KPI’s в тестовом периоде, подведение итогов, согласование с руководством;

  • формирование предложений по выплате премий по итогам достижения KPI’s;

  • формирование перечня корректировок для доработки и развития целевой системы KPI’s.

На данном этапе производится непосредственно расчёт пилотного рейтинга целевой системы KPI’s. Консультанты помогут сделать расчёты качественно и в срок, подведут итоги, предложат работающие механизмы материальной и нематериальной мотивации. Уже на данном этапе могут быть получены первые результаты внедрения системы. Статистика покажет сотрудников, которые приложили больше усилий для блага компании и получили наивысшие оценки по итогам рейтингов.



этап 3
Корректировки и развитие целевой системы KPI’s

Зрелая система KPI’s не может быть реализована после первого расчёта. Для дальнейшего развития консультанты продумывают перечень мероприятий, которые помогут как стабилизировать расчёты текущих показателей, так и дополнить систему новыми важными для компании KPI’s. Дополнительно необходимо стремиться к автоматизации расчётов, для этого прописываются технические задания для реализации доработок.

По итогам этапа компания получает реализованные мероприятия, которые напрямую влияют на достижение поставленных целей (KPI’s) компании. Как показывает практика, уже после третьего расчёта показатели компании вырастают не менее чем на 30%.

Дополнительно мы помогаем в поиске и обучении внутреннего сотрудника, который будет администрировать процесс расчётов KPI’s. При необходимости мы поможем в определении внутреннего кандидата на эту роль или подборе необходимого специалиста со стороны.