Оптимизация бизнес-процессов

Это возможность для руководства компании оценить эффективность бизнес-процессов, определить узкие места для последующего исключения лишних затрат. Большинство бизнес-процессов компании запутаны и недостаточно эффективны, но они могут быть настроены более точно и работать более производительно. Аудит эффективности бизнес-процессов поможет сформировать план действий по снижению затрат, повышению прозрачности и структурированности внутренних бизнес-процессов в компании.


Задачи

Чаще всего к нам обращаются за оптимизацией эффективности бизнес-процессов компании, которые:

  • понимают, что повышение эффективности — это непрерывный процесс развития, и привлекают консультантов для поиска новых заделов для оптимизации;

  • нуждаются в упрощении сложных и запутанных бизнес-процессов; 

  • нуждаются в снижении слишком раздутых затрат для увеличения прибыльности;

  • работают над повышением эффективности бизнес-процессов компании, но результаты ниже ожидаемых;

  • понимают необходимость системности и единой стратегии для повышения эффективности, которые в настоящий момент отсутствуют;

  • работают под руководством человека с высокой ежедневной загрузкой, которая не оставляет ему времени над эффективностью;

  • осознают необходимость свежего взгляда, новых  инструментов, подходов, лучших практик.

Оптимизация бизнес-процессов компании состоит из 3 этапов:

  1. Сбор и анализ данных. 

  2. Разработка мероприятий по оптимизации.

  3. Внедрение мероприятий.

Этапы
этап 1
Сбор и анализ данных

Мы анализируем:

  1. Организационную структуру компании.

  2. Этапы, шаги и технологию бизнес-процессов.

  3. Длительность выполнения операций и бизнес-процесса в целом.

  4. Объёмы операций/работ/услуг.

  5. Качество продукта/услуги.

  6. Производительность сотрудников бизнес-процессов.

  7. Систему ключевых показателей эффективности.

  8. Данные о клиентах бизнес-процессов и их основные требования.

  9. Обратную связь от руководителей, сотрудников и клиентов.

  10. Наличие инициатив по оптимизации бизнес-процессов внутри организации.

Блоки анализа могут уточняться и дополняться в зависимости от специфики деятельности организации и наличия данных для анализа

По итогам этапа 1 «Сбор и анализ данных» Заказчик получает ответы на следующие вопросы:

– Какова текущая эффективность бизнес-процессов компании? 

– Какое количество неэффективных шагов содержится в бизнес-процессах?

– Как снизить затраты в неэффективных бизнес-процессах?

– Как рассчитать % потерь в бизнес-процессах компании?

– Необходимо ли повышать производительность сотрудников?

– Какими инструментами можно поднять производительность самых неэффективных сотрудников?

– Какие данные необходимо дополнительно собирать для контроля за эффективностью бизнес-процессов?

– Довольны ли клиенты качеством продукта/услуги?

– Как часто нарушаются сроки выпуска продукции / оказания услуги?

– Как исключать повторяющиеся недовольства клиентов?

– Что необходимо изменить для повышения мотивации и вовлечённости сотрудников?

– Оптимизируют ли свою работу руководители и сотрудники и что необходимо сделать для этого?

– Какие основные внутренние проблемы беспокоят сотрудников компании?

– Правильно ли настроена система целеполагания компании, побуждающая оптимизировать бизнес-процессы руководителей и рядовых сотрудников?

– Какие инструменты повышения операционной эффективности рекомендуется применять в компании?

этап 2
Разработка мероприятий по оптимизации

Проанализированные на первом этапе данные о бизнес-процессе требуют разработки предложений по оптимизации. Точный список и характер мероприятий сильно разнится от проекта к проекту, но обычно охватывает следующие направления и инструменты оптимизации:

– Исключение из бизнес-процесса не создающих ценность для клиента шагов/блоков.

– Ускорение бизнес-процесса за счёт его балансировки при взаимодействии между подразделениями.

– Исключение простоев в работе, которые приводят к излишним перемещениям, накоплению запасов.

– Сокращение количества повторений в бизнес-процессе.

– Предложения по автоматизации, роботизации бизнес-процесса.

– Повышение производительности и снижение количества сотрудников на участке без потери качества.

– Тиражирование практик работы наиболее производительных сотрудников к наименее производительным.

– Управление эффективностью бизнес-процесса на основе данных.

– Расширение перечня ключевых показателей эффективности сотрудников (KPI’s), направленных на рост производительности и качества работы.

– Исключение брака/дефектов/ошибок из бизнес-процессов.

– Контроль за сроками выпуска продукции / оказания услуг. Исключения случаев несвоевременности.

– Повышение клиентоориентированности сотрудников и лояльности клиентов.

– Разработка программы визуализации и коммуникаций.

– Стандартизация и регламентация бизнес-процессов, создание стандартных операционных процедур (СОП).

– Повышение уровня кросс-функционального взаимодействия между подразделениями компании. Упрощение связей между шагами процесса и вовлечёнными субъектами.

– Определение и анализ наиболее существенных причинно-следственных взаимосвязей между факторами и последствиями в исследуемой ситуации или проблеме.

– Определение корневых причин существующей проблемы, создание плана действий с закреплением ответственных, сроков реализации, приоритизацией действий и оценкой выгод от их реализации.

После применения инструментов оптимизации бизнес-процессов формируется план мероприятий, закрепляются ответственные, определяются сроки реализации


этап 3
Внедрение

В рамках третьего этапа совместно с заказчиком мы внедряем все разработанные ранее мероприятия. Все работы мы проводим совместно с командой клиента, поэтому после завершения проекта экспертиза и опыт максимально переходят к заказчику.

Мы создаём в компании всю необходимую инфраструктуру: оптимизируем бизнес-процессы, перестраиваем их, создаём регламенты и инструкции, внедряем систему KPI’s, отчётность, инструменты управления качеством и проводим другие мероприятия.

По итогам этапа компания получает реализованные мероприятия, которые напрямую влияют на снижение затрат компании. Это может быть экономия на ФОТ, экономия на закупках или других статьях затрат.

Дополнительно мы помогаем в развитии внутренней команды повышения эффективности. При необходимости мы поможем в определении внутреннего кандидата на эту роль или подборе необходимого специалиста со стороны.